Ｇｏｏｇｌｅカレンダーを利用した長期目標に対するタスク管理方法を「Creative Thoughts」より怠訳でご紹介します。

これまで、Remenber the Milk、todolistなどの様々なタスク管理ツールを使ってきた、タスク管理フリークのZeeさんが編み出したＧｏｏｇｌｅカレンダーを使ったお手軽タスク管理方法です。

計画作成・タスク追加の流れは以下の通りです。

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これまで、Gmail のフィルターを活用するエントリーをいくつか書いてきましたが、最新バージョンのGmail  を活用した、GTD法が Geek.com で紹介されていたので、怠訳しておきます。Gmail 2.0のカラーラベルは使えます！

ステップ１：ラベル作成

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例えば、こんなことありませんか？

• PCデータのバックアップを取ったのは何日前？
• 観葉植物に水をあげたのは何日前？
• ペットをお風呂に入れたのは何日前？

このような疑問を解消してくれる　iGoogleウィゲットが「Day　Since」です。

使い方は簡単。

ウィゲットをインストールしたら、

行ったことと、何日前に行ったか（当日なら「０」）を入力するだけです。

あとは、Day Sinceがカウントしてくれます。

矢印ボタンはリセットで、×ボタンは消去です。

アイデア次第で使い道が広がりそうです。

例えば、「ダイエットをはじめて何日？」や「ビデオを借りて何日？」など・・。

とりあえず、私は「PCデータのバックアップ」と「使い捨てコンタクト」に使ってみようかと思います。

リンク
Days Since

Thanks!　 Lifehacker

関連ページ
iGoogleの使い方まとめ

Geek To Live: Getting Things Done with Google Notebook - Lifehackerより

Google Notebookは、ＧＴＤに優れているそうだ。

ＧＴＤについては、「ITmedia Biz.ID：はじめてのGTD」を参考にどうぞ。

Lifehackerの記事を元に、その方法を説明していきます。

グーグルノートブックは、簡単に情報を保存したり、画像をキャプチャーできる、優れたウェブスクラップブックです。
ＩＥやFirefoxブラウザでは、拡張機能をインストールすることで、右クリック1つで表示されているページへのリンクを保存できたりと、大変便利です。

また、ドラッグ＆ドロップで、追加したメモを他のノートブック（フォルダ）間へ移動できるのも、ＧＴＤに優れている理由のひとつです。

グーグルノートブックの詳細については「GoogleNotebook（グーグルノートブック）の使い方まとめ」を参考に。

ＧＴＤを実践するための準備

グーグルノートブックにログインしたら、次の5項目のノートブックを新規に作成しましょう。
「受信トレイ」、「次にすること」、「いつか/たぶん」、「プロジェクト」、「参照」の５つです。
分かりやすいように、また、アルファベット順にノートブックを並べたときに見やすいように、それらの前に「GTD」と付けましょう。
例：
「GTD1：受信トレイ」、「GTD2：次にすること」、「GTD3：いつか/たぶん」、「GTD4：プロジェクト」、「GTD5：参照」。

これら、5つの項目の使い方は次の通りです。

• 受信トレイ
  思いついたことは、とりあえず、ここに投げ込みます。
  思い浮かんだ事や、途中まで考えたこと、「・・をしなければ」と思った事など、なんでＯＫです。
• 次にすること
  今後、数日間にしなければいけない、特定の用件はここへ持ってきます。
• いつか/たぶん
  すぐにしなくてよいが、「いつかしたい」と思う事はここに持ってきます。
• プロジェクト
  小さな用事の集まり以外の大きな仕事、つまりプロジェクトに関することは、ここへ持ってきます。それ以外の、例えば、「オフィスを掃除する」「切手を買ってくる」などの用事は、「次にすること」ノートブックへ入れます（他には、ゴミを出す、本棚を整理する、キャビネットを整理するなど）。
• 参照
  「次にすること」項目を実行するために、また、特定のプロジェクトに必要な調べ物やアイテムは、ここに置きます。例えば、ホテルへのリンク、フライト情報、旅行の目的地の地図、などが当てはまります。

５つのＧＴＤエリアを作ったら、次にタスクを入れてみましょう。

試しに、「次にすること」ノートブックに新しい情報を入力します。
「次にすること」ノートブックをクリックして表示して、「新規メモ」をクリックします。そこに、「太郎君の誕生日プレゼントを買う」などメモを入力できます。
また、「新規メモ」をクリックして、さらに、「セクションを追加」をクリックすると、セクションを作成でき、カテゴリー別にタスクを管理できるので便利です（例えば、デスク、電話、ショッピング）。

さらに、「プロジェクト」ノードブック内もプロジェクト別にセクションを作っておくと、管理しやすいでしょう。

Googleノートブック 拡張機能を使って、素早くキャプチャー

さて、ＧＴＤ仕様のGoogleノートブックを作ったところで、
次は、ウェブページやメールで出会ったアイテムや情報を、
Googleノートブックへ素早くキャプチャーしましょう。

ブラウザにインストールする、Googleノートブック拡張機能を使えば、それが可能になります。（拡張機能は、IE6とFirefox用があります）

ダウンロード

• Google ノートブック拡張機能

拡張機能をインストールして、ウェブページ上で欲しい情報があれば、
それらの文章などを選択して、
「右クリック＞メモを追加（Googleノートブック）」を選択するだけで、
「選択した文章や写真」、「そのページのタイトル」、「そのページへのリンク」
がメモとして保存されます。

(ブラウザ下に表示される、「ノートブックを開く」を選択して
ミニノートブックを開き、ウェブサイト上のテキストなどを選択して、
ミニノートブックの「クリップ」ボタンをクリックする方法もあります。)

受信トレイの処理と、ウィークリーレビュー

GTDノートブックへ情報をキャプチャーするのが習慣になれば、次は、それらの情報を処理しなければいけません。
毎日、毎週、「受信トレイ」ノートブックをチェックし、その中のアイテムを実行するのか、先送りにするのかを判断しなければいけません。
（ここで、判断できなければ、受信トレイが膨らんでいくばかりです。）

ノートブック内のメモを移動させるには、メモの左の部分をつかんで、ドラッグ＆ドロップする方法と、
メモの右にある「▼」ボタンをクリックして、プルダウンメニューで「移動」を選択する方法があります。

受信トレイを共有して、他の人にタスクを放り込んでもらう

現実のオフィスだと、あなたのデスクには誰でも来ることができ、受信トレイに紙のメモなどを置いていくことができます。
それに対してバーチャルな受信トレイだと、どうであろうか？
そんなときは、Googleノートブックの共有機能（share）を使いましょう。
家族、仕事仲間、上司などと、共有すれば、「バーチャルな受信トレイ＝Googleノートブック」に、相手がタスクを放りなげてくれます。
共有するには、ノートブック右上の「共有オプション」をクリックします。
コラボレータ（共有する人）のグーグルアカウント（メールアドレス）を入力して、「設定を保存」すればＯＫです。
（相手もグーグルアカウントを取得している必要があります。）

（注意：）「このノートブックを公開」を「はい」と選択すると、誰でもそのノートブックを閲覧できるようになってしまうので、「いいえ」を選択しましょう。

アドバイス：共有するのは「受信トレイ」ノートブックのみにするのがよいでしょう（例えば、「次にすること」「プロジェクト」ノートブックはＮＧです）。なぜなら、このＧＴＤシステムで、唯一情報を入力できるのは、「受信トレイ」としておくのがセオリーであるからです。そして、「受信トレイ」に放り込まれたアイテムを実行するか、しないかは、あなた自身が判断しなければいけません。

Googleノートブックをオフラインにバックアップする

コマンドラインツール「Wget」を使えば、GoogleノートブックのローカルＰＣへの自動バックアップできます。（上級者向け）
詳しくは、
ITmedia Biz.ID：Wgetでオンライン保管資料をローカルコピー
を参考にしてください。

以上、Googleノートブックを使ったＧＴＤ術でした。
簡単なので、是非トライしてみてください。

関連ページ
GoogleNotebook（グーグルノートブック）の使い方まとめ

How to Make Gmail/Gcal Rock Your Tasks - lifehack.orgより、GメールとGoogle Calendarを使ったタスク管理方法の紹介です。仕事術として、参考になります。

• Gmailing Things Done (GTD)

  Ｇｍａｉｌはシンプルなタスク管理のツールになります。それぞれのメールをタスクとして扱い、単純なcontext(C:Home, C:Work, C:Calls, C:Read, C: Errands, etc.)でラベルし、アーカイブします。 仕事のときは「C:Work」タグをクリックし、どれを終わらせなければいけないのか、目を通します。 仕事が終わったら、「C:Work」タグを解除します。
  Firefox拡張機能「GTDInbox」は余分な機能もありますが、単にcontextタグを用いることで利用することができます。

• 受信ボックスを空にする

  新しいメールを受信したら、素早くそれらを受信トレイから出す作業を行います － 削除、アーカイブ、転送する（そして、 削除、アーカイブする）、もしくは、contextタグとアーカイブに登録します。それぞれのメールに対して素早く決断しないと、メールの山が大きくなるばかりです。

• Googleカレンダーを強力な予定表として使う

  会議やアポのように、決められた期限までに終わらなければいけない仕事のために、オンラインカレンダーの中で、Googleカレンダーは素晴らしい選択です。Googleカレンダーはシンプルで早い。素早くGoogleカレンダーにスケジュールを追加し、朝、最低一回は、その日準備しなければいけないことをチェックしましょう。

• Gcal Quick Add Extension

  多忙なとき、約束が頭の中にある、もしくは、誰かが会議について教えてくれたなら、それを忘れたくないですね。でも、「 Google Calendarを開いて、日付を探して、新しい約束の追加をクリックして、それから、予定を入力するのに時間をかけたくない」、とも思っちゃいますね。そんなときに役に立つのが、「Gcal Quick Add Firefox extension」です。コマンド「;」でクイックエントリーボックスを開いて、予定を素早く入力できます。

• Ｇメールを素早く送信する

  Gメールで自分宛てにタスクを送信したいけれど、面倒ですよね？そのようなとき、素早くメールを作成するために、ブックマークレットを作っておけば便利です。

  1. Gmailの「メールを作成」をクリックして、メール作成画面を新しいウィンドウで開くために、ポップアップボタンをクリックします。
  2. 青色のスペースで右クリックして「このページをブックマーク」を選択し、ブックマークツールバーフォルダに保存します。
  3. その作成した新しいブックマークを右クリックし、「プロパティ」を選択し「このブックマークをサイドバーに読み込む」にチェックを入れます。

  あとは、自分に新しいタスクを送信したいとき、もしくは、誰かに素早くメールを送りたいときに、このブックマークレットをクリックするだけです。

• To-do List for Gcal

  ＧｏｏｇｌｅカレンダーにシンプルなTo-Do listが欲しいと思いませんか？そんな願いを叶えてくれるのが、「 To-do script for Gcal 」です（Greasemonkey extensionを最初にインストールする必要があります）。Ｔｏ－Ｄｏリストが追加されます。

• Gmailに本日の予定を表示

  GmailにGoogleカレンダーの本日の予定を表示させることもできます。「 Add Calendar Feed script 」をインストールすれば、小さな予定表をＧメールインタフェースに追加できます（これもまた、Greasemonkey extensionが必要です）。

• RTM for Gcal

  タスク管理にRemember the Milkを使っているなら、Ｇｏｏｇｌｅカレンダーに、ＲＭＴの予定表を追加できます。同じように、 Vitalist をタスク管理に使っているなら、Ｇｏｏｇｌｅカレンダーとシンクロすることもできます。

• 業務日誌としてＧメールを使う

  ブロガーSteve Rubel さんはもっとたくさんの使い方と共に、業務日誌としてＧメールを使用するためシステムを詳しく述べています。よければ、参考にどうぞ。

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