G Mania

Loading


小型風力発電機
「風レンズ風車」
のウィンドレンズ





LINEで送る

先日紹介した、「Gmailフィルターを使いこなすための10のTips」に続き、今回は、lifehack.orgの「20 Ways to Use Gmail Filters」を参考に、Gmailフィルターを使った様々な応用例を20通りご紹介します。

Gmailフィルター初心者の方は、以下の記事を読む前に、「Gmailフィルターを使いこなすための10のTips」を読んでください。また、Gmailについての情報は「Gmailの使い方まとめ」を参考にしてください。

Killfile

もし、たくさんのジャンクメール(ジョーク、チェーンメールなど)を送ってくる人がいれば、その人達をKillfileに加えましょう。Killfileは、「差出人(from)」を指定して、その人から受信したメッセージを削除するように設定したシンプルなフィルターです。再び、いやなメールを送る人が現れて、その人からのメールをKillfileに追加すると決めたら、フィルターを開いて、その人のメールアドレスを追加します。

検索機能

Gmailフィルターでは、「AND」「OR 」「NOT」のようなGmail検索機能を使うことができます。
これを使えば、差出人欄に複数の送信元(「OR」を使う)を指定でき、また、複数のキーワードを含むメール(「AND」を使う)を指定できます。検索演算子を簡単に記述するには、「OR」は「|」、「AND」はスペース、「NOT」は「-」を使い、それぞれの検索フレーズはカッコで囲みます。

検索機能2

上述の検索機能の他に、「from:」「to:」「has:」「is:」「filename:」「label:」のような検索演算子も使うことができます。これらのフィルターを使い、フィルターをもっとパワフルにすることができます。

他の人へリマインダーメールを送る

Gmailにはリマインダー送信機能がありません。
その代わりとして、他のリマインダーメールサービスに申し込み、送信先を自分のGmailアドレスに設定し、件名やメール本文をフィルターして、様々な人にリマインダーを転送するように、Gmailでフィルターする方法があります。
これは、他のサービスを使っているので、完璧とは言えませんが、様々な人に正確にリマインダーを送ることができます。

カレンダー&ログ

Googleカレンダーでは、予定のリマインダーを自分に送信することができます。Gmailフィルターでは、ラベルを付けることができるので、カレンダーから送られてくるリマインダーメールを、受信トレイをスキップして、スターを付けたり、直接ラベルしたりすることができます。そうすることで、受信トレイにリマインダーメールが散らばらずに一箇所(ラベル)に集まるだけでなく、予定のタスクを終えるたびにスターを解除していけば、終了したタスクのログを取ることができます。

To-do(タスク管理)

これは一般的な機能ですが、やらなければいけないタスクを自分宛てに送信し、「差出人(From)」と「宛先(To)」の両方に自分のメールアドレスを指定し、受信したメッセージに「to-do」ラベルをつけるようにフィルターをかけます。これで、すべてのタスクを、一つのラベルで見ることができます。
もしくは、もしあなたがGTDファンなら、タスクそれぞれに違うラベルを付けることによって、細かく分類(@work、@home、@errands、@phoneなど)することができます。送信先を「あなたのアカウント+work@gmail.com」として、自分自身にメールを送り、そのメールに対して「@work」とラベルを付けるようにフィルターをかけます。他のコンテキストも同様にフィルターします。
(注:原文では”Email yourself at yourname+work (you don’t need the @gmail.com part)”と「@以下は不要」と書かれていますが、筆者の環境ではアカウントのみで送信することができませんでした。この件について、アドバイスがあればコメントお願いします。)

Follow up(追跡)

GTDファンではなくても、「follow-up」ラベルは作っておきましょう。単に、「あなたのアカウント+follow@gmail.com」のようなアドレスをキーワード(has the words)欄に入力してフィルターし、それに「@follow」ラベルを付けて、受信トレイをスキップするように設定します。これで準備完了です。
そして、追跡が必要なメールには、「あなたのアカウント+follow@gmail.com」をBccに追加しておきます。すると、追跡メールを、「@follow」ラベルで受信することができます(送信したメールが誰かに転送される度に、メールがあなたへ届くことになります。)。そのラベルを定期的にチェックすることで、自分が送信したメールを追跡することができます。

迷惑メールをゴミ箱へ振り分け

Gmailスパムフィルターでスパムメールを迷惑メールフォルダへ振り分ける代わりに(または、迷惑メールフォルダ横に表示される未読件数に悩まされる代わりに)、キーワード(has the words)欄に「is:spam」とフィルター設定し(Gmailの警告ダイアログが出てもOKをクリック)、「操作の選択」で「削除」にチェックを入れます。これで、すべての迷惑メールがゴミ箱へ一直線に行くようになります。

ブックマークをアーカイブ

もし、del.icio.usや他のソーシャルブックマークサービスを複数利用しているなら、それらすべてを、まとめてGmailラベル(「bookmarks」)にアーカイブすることができます。それぞれのブックマークサービスのフィードURLを入手し、rssfwd.com のようなRSSメール送信サービスを利用して、そこから送られてくるメールに対して、「bookmarks」とラベルをつけるようにフィルターします。これで、すべてのブックマークがGmailのすばらしい検索機能のもと、一つの場所(ラベル「bookmarks」)に集まります。

添付ファイル

Gmailの空き容量を確保するには、容量の大きな添付ファイルを持つメールから削除していくのが基本です。そのようなときは演算子「has:attachment」を使って検索すると、添付ファイルのあるメールのみを抽出することができます。
このプロセスを簡単にするには、最初から、添付ファイル付メールをこの検索方法でフィルターにかけ、ラベルを付けておきます。そうすれば、あとで探す手間が省けます。

メディア

もし、音楽ファイル、ビデオファイル、写真のようなメディアファイルがたくさん送られてくるなら、次のようにフィルターをセットするとよいでしょう。
ビデオファイルには、「filename:wmv | filename:mov」、音楽ファイルには、「filename:mp3」、画像ファイルには、「filename:jpg | filename:gif」、ドキュメントファイルには、「filename:pdf | filename:doc」。
これで、素早くメディアを探すことができます。

添付ファイルのバックアップ

バックアップ保存用に、セカンドGmailアカウントを取得しておきます。そして、添付ファイルのあるメール(has:attachments)すべてを、自動的にセカンドメールアドレスへ転送するようにフィルター設定しておきます。これで、古い添付ファイル付メールを、怖がらずに削除できます。

ニュースグループ・フィード

ニュースグループにフィルターをかければ、受信トレイが未読メールで埋もれる心配がありません。また、お気に入りのフィードをGmailへ転送し、それらを自動的にでラベルしてアーカイブすれば、後で読むことができます。これにより、それらに、どこからでもアクセスできるようになるだけでなく、Gmailの検索機能も使えます。

ブロガー

もし、ブログを運営しているなら、すべてのブログのコメントとピンバック通知を、自動的にアーカイブしてラベル(「blog」)を付けることで、受信トレイがいっぱいになるのを防ぎます。また、ブログのステータスレポート通知にも、このラベルを付けるようにすれば、一目でブログの成果を確認することができます。

古い送信済みメールを消去

ほとんどの場合、とても古い送信メールを保存する理由はどこにもありません。削除しましょう。
「before:2006/06/01 label:sent」というキーワードで、「操作の選択」で「削除」するようにフィルターを作りましょう(Gmailの警告ダイアログが出るので「OK」をクリックします)。定期的に日付部分は書き換えましょう。

削除しない(保護)

例えば、メールの中には子供から(送られてきた)の大切なメールや、上司からの送られてきたメールなど、削除したくないものもいくつかあるはずです。差出人(from)(もしくは宛先(OR))のどちらかでフィルターをかけて、「nodelete」ラベルをつけるように設定します。これで、マイナス検索「-nodelete」をすると、これらのメールは表示されなくなります。
これにより、例えば子供や上司からのメールをゴミメールといっしょに捨ててしまう心配をせずに、古い送信済みメールや添付ファイル付のメールをいっきに削除できます。

Flickr

自分のFlickrアカウントのフィードをGmailに転送して、自動的にラベルするようにフィルターを設定すると、Gmailを通して写真を検索できるようになります。また、Flickrアカウントの特定のダグに関連した新しい写真があることを、通知メールとして送信するように、フィルターをセットすることもできます。

ノート

ウェブリサーチ、会議、読んでいる本、受講しているクラスのノート(メモ)として自分自身にメールを送信します。ラベルを付けてアーカイブするようにフィルターを設定しておきます(例:「あなたのアカウント+notes@gmail.com」へ送信することで、フィルターできます。)。これで、検索ができ、アーカイブされ、そして、どこからでもアクセスできる便利なノートの完成です。

Twitter

それぞれのTwitter メッセージの先頭にキーワード (NOTE、TODO、BLOG、FOLLOW、など)を入れて、携帯電話からTwitterへテキストメッセージやIMメッセージを送ります。GmailへTwitterアカウントのフィードを転送し、それぞれのキーワードに対してフィルターをかけます(例えば、「note twitter」というキーワードに対して「note」ラベルをつけます。)。これにより、ノート、to-do(タスク)、follow-up(追跡)リマインダーなどを、モバイル端末からTwitterを通してGmailへ送ることができます。

ワイルドカード

同じドメインで複数のメールアドレスを使う会社(サイト)には、ワイルドカード「*(アスタリスク)」を使います。ワイルドカードの利用すれば、例えば、Amazon や eBayのような物販サイトでのオンラインショッピングの追跡を簡単にしてくれます。
ラベル「online shopping」を作り、次のようにEメールアドレスをフィルターします。
「*@amazon.com|*@ebay.com|*@paypal.com|*@barnesandnoble.com」

原文はこちら20 Ways to Use Gmail Filters – lifehack.org

Thanks! Leo

最後まで読んで頂きありがとうございます。もし、英訳、解釈の間違いなどありましたら、コメントにて教えていただけると助かります。

関連ページ

Tag:

関連リンク

その他の記事を読む

同じカテゴリーの記事:Gmail(Gメール)

Comments

  1. […] Gmailフィルターを活用するための20のアイデア | G Mania – グーグルの

  2. […] Gmailフィルターを活用するための20のアイデア – G Mania |…sense(グーグルアドセンス)使い方まとめ google ajax news barでお好みのニュースをウェブページに表示 google ajax blog barでブログ検索結果をウェブページに表示 google maps api モバイル googleモ…はてなブックマークよりグーグルアドセンスの承認(非承認)までにかかる時間(期間)を教えてください。 グー…グーグルアドセンスの承認(非承認)までにかかる時間(期間)を教えてください。 グーグルアドセンスの審査に申し込んだのですが,どれ位の期間で承認,非承認の結果が来るんですか?結果のメールを消去してしまったのではないかと心配しています。どこかで2,3日と書いてあった気がしますが,「アドレスの確認」は終え…Yahoo!知恵袋よりGmailで全てのメールアカウントを管理する方法2:ラベル・フィル…sense(グーグルアドセンス)使い方まとめ google ajax news barでお好みのニュースをウェブページに表示 google ajax blog barでブログ検索結果をウェブページに表示 google maps api モバイル googleモ…はてなブックマークよりGmailは一度に何人までメールを送信できるのか?それを超えるとア…sense(グーグルアドセンス)使い方まとめ google ajax news barでお好みのニュースをウェブページに表示 google ajax blog barでブログ検索結果をウェブページに表示 google maps api モバイル googleモ…はてなブックマークよりグーグルアドセンスのクリック グーグルアドセンスをやっているのですが、同じIPア…グーグルアドセンスのクリック グーグルアドセンスをやっているのですが、同じIPアドレスからのクリックは何回までしか カウントされないとかそういう制限みたいなものはあるのでしょうか。 また、申請した本人のIPアドレスからクリックした場合はどうなるのでしょうか?Yahoo!知恵袋より 【堀江貴文・ホリエモンもオススメ!】397時間動画パソコン教室DVD4枚組iPod受講可ホームページ作成、オフィス(ワード、エクセル、パワーポイント、アクセス)2003/2007現役演歌歌手が教える歌唱力上達プログラム […]

Add A Comment